Iratkezelés és digitalizálás

A modell alapvető logisztikai működése az iratkezelésben:

• Minden irat központilag kerül bontásra és érkeztetésre
• Papír alapon történik a továbbítás, az EASY rendszer csak adminisztrálja a papír alapú dokumentumáramlást az általános iratkezelés során.
• Az iratokat a rendszerben egyedi vonalkódos azonosítóval kell ellátni, ami egy index mezője az iratnak (bejövő iratnál az érkeztető, kimenő iratnál az iktató helyezi rá)
• Az érkeztetők az iratokat azonosítják és a kiválasztott iktatóhelyre címzik, majd fizikailag gondoskodnak az eljuttatásról és az eljuttatás adminisztrációjáról (aláírások átadó ill postakönyvekben)
• Minden egyes irat regisztrálásra kerül, központi iktatószámmal
• Az iktatóhelyek a szükséges adatokkal kiegészítik az irat adatait és iktatott státuszig viszik (digitalizálás esetén az érkeztetés-iktatás funkciók jelentős része összevonható)
• Az iratok követése (milyen további személynél járt és milyen célból) a kezelési feljegyzések utólagos felvitelén keresztül. Ezeket az információkat egyelőre a papír iraton (vagy az ügyiratköpenyen) lehet még feltüntetni,
• Az iratok mozgatása, kiadása az iktatóhelyről lokális iktató/átadó könyvekkel kerül adminisztrálásra
• Az irattípusok alapvetően nem kerülnek megkülönböztetésre, mert nem lesz eltérő kezelési módjuk (kivéve a szerződések, kölcsönzés és még egy-két technikailag szükséges irattípust)
• Az iratokat a digitális képük nem kötelezően követi. Amennyiben irattározásra kerülnek később, a digitális képük, mivel az egyedi azonosító segítségével megtaláljuk az iktatott bejegyzést, könnyen hozzá kapcsolhatóvá válik
• Egyes irattípusok (szerződés) speciális nyilvántartott adatokkal rendelkeznek
• Az irattározás szekvenciálisan, selejtezési év figyelembe vételével helyezheti az iratokat tárolási egységekbe (doboz)

Szerződésnyilvántartás

• Szerződésfajtánként eltérő automatizált jóváhagyási folyamat, felhasználói kijelölés alapján lefutó előzetes szakmai döntéshozási lépésekkel
• Szerződés szöveg verziók támogatása az EASY beépített lehetőségeivel
• Jóváhagyási történet audit nyilvántartása
• Egy irattípus sajátos index mezőkkel történő iktatásának támogatása, lekérdezési lehetőségekkel
• Digitális kép rögzítése a visszaérkezett aláírt szerződésről (a Capture digitalizáló modul használatával)

Káresemény kezelés

A rendszer a területen történt káresemények tényálladékolását, szakmai kivizsgálását, a kivizsgálás eredményének szakmai jóváhagyását, szükség esetén a felelősség megállapításra szolgáló előzetes jogi kivizsgálási folyamatot kezeli számos csatolandó sablon dokumentum kitöltését támogatja. Ezt követően összekapcsolható a normál iratkezelés keretében beérkezett esetleges ügyfélpanasszal, annak lebonyolításával és a szükséges jogi, biztosítási, pénzügyi elszámolási adatok kezelésével.

Fax integráció

A Faxination fax szerver került bevezetésre, mélyen integrálva az EASY rendszerrel. Az EASY rendszer folyamatosan figyeli a fax szerverre beérkező küldeményeket, azokat átveszi és szortírozza a szabályok szerint felismerhető címzettek felé. Ha nem állapítható meg a címzett, akkor az alapértelmezett iratkezelő egység felé küldi el.

A kimenő faxolás is megoldott,. Egy új fax iratot készít a felhasználó, amihez csatolja a küldeni szándékozott elektronikus dokumentumot. A partnert kiválasztva meghatározhatja, hogy annak melyik tárolt fax számára kívánja