QR-Code dieser Seite

Lombard Lizing

A lizingcég dinamikus növekedése megkövetelte hogy az alaptevékenységben keletkező dokumentumok egységes rendszerben kerüljenek összefogásra, biztonságos és hatékony digitális tárolásra úgy hogy a munkafolyamatok kiszolgálásában is érvényre juthasson a digitalizálás teljesítmény növelő hatása.

Ennek érdekében komplex projektet indítottak a postabontón keresztül menő dokumentumok digitalizálásán, ezzel párhuzamos automatikus iktatásán, az érintetteknek történő elektronikus megküldésén kezdve az alkalmazások által termelt milliónyi (!) dokumentum korszerű archiválásán és egységesített visszakeresési rendszerének kialakításán át a digitálisan beérkező faxok, mailek elektronikus és munkafolyamat vezérelt feldolgozásáig, és ezt egy rugalmas teljesítmény figyelő és statisztikai elemző rendszerrel vették körül az EASY rendszer moduljainak és rendszerintegrációs eszközeinek kihasználásával.

Mindezt 6 hónap alatt, úgy hogy az első eredmények már másfél hónap múlva használatba lettek véve!

 

ALKALMAZÁSI RENDSZEREK ÁLTAL KÉSZÍTETT DOKUMENTUMOK ARCHIVÁLÁSA

A lizing cég eddig milliónyi és naponta tízezres nagyságrendben növekvő mennyiségben állított elő különböző dokumentumokat, PDF formátumban. Ezeket eddig a file rendszerben tárolták, egy adatbázisban nyilvántartott referenciákkal, de megoldatlan volt ennek archiválása és alkalmazásoktól független, tárgyszavas vagy teljes szövegű keresése. A volumenek növekedésével egyre több problémával néztek szembe az operációs rendszer korlátaiból adódóan is. Erre jelentett hatékony megoldást az EASY archívumba való egyszeri áttöltés és utána a folyamatos és automatikus betöltés megszervezése. Ráadásul ezek az elektronikus változatok, de nem volt hozzájuk párosítható a partnerek által ténylegesen aláírott változat képe, és nem volt automatikusan regisztrálható, hogy egy adott dokumentum aláírt változata megérkezett-e.

Az EASY rendszer rendszerintegrációs moduljai segítségével a keletkező dokumentumok aláírtan visszaérkező változatai automatikusan összerendelésre kerülnek a kiküldött változattal, a visszaérkezés és a cég által is aláírt verzió megküldésének ténye az iktató rendszerrel is összhangban visszaírásra kerül az alkalmazási rendszerekbe. Mindezt egy riasztási rendszerrel összekötött felügyeleti alkalmazás figyeli.

INTEGRÁCIÓ A MEGLÉVŐ IKTATÓ RENDSZERREL

A cég üzemetetett egy iktatórendszert, amely a dokumentumok egy részének forgalmát már tárolta, de nem volt teljes körben adminisztrálva az üzleti folyamatok során keletkező dokumentum ki és beáramlás, és ennek hatása a dokumentumok jogi státuszára. Az EASY rendszerintegrációs lehetőségeinek kihasználásával, a vonalkódos azonosítás széleskörű alkalmazásával lehetővé vált, hogy egy adott dokumentum és a hozzá fűződő aldokumentumok teljes életpályája (az elektronikus előállítás, a kiküldés ténye, a külső aláírással ellátott, a belsőleg hitelesített és a szerződéskezelés által lerakott változatok) követhetővé váljon és ez tükröződjön az üzleti rendszerek adattartalmában is.

PAPÍR ALAPÚ DOKUMENTUMOK ARCHIVÁLÁSA

A vállalathoz érkező valamennyi dokumentumot a postabontóban digitalizálják, és a workflow rendszeren keresztül érkeztetésre, iktatásra küldik. A külső irattárban szintén a Capture modullal digitalizálják az oda érkező dokumentumokat, melyek automatikus intelligens feldolgozás (képelemzés) után a vállalat adatbázisaiban történő lekérdezések segítségével automatikus előkitöltésre kerülnek.

Különösen jó példa erre a tértivevények kezelése, melyek emberi kéz érintése nélküli feldolgozása alapján az adott, hozzájuk kapcsolódó kiküldött dokumentumhoz más rendszerekben nyilvántartott adatok státusza is átállításra kerül az iktatási feladatok elvégzése mellett. Pl.: a szerződés átvett érvényes lesz.

ELEKTRONIKUS FORMÁBAN FOGADOTT FAXOK KEZELÉSE

A vállalat fax szervereivel történt integráció eredményeképp az oda beérkező elektronikus faxok több szempont szerint elemzésre kerülnek:

Ha a dokumentum egyedi, akkor az adott dokumentumra vonatkozó szabály szerint jár el a workflow rendszer. Ha a dokumentum típusa ismerhető fel, akkor az adott dokumentum típusra vonatkozó szabály szerint jár el a workflow rendszer. Ha a dokumentum maga nem ad információt, de a fogadó fax számra vonatkozóan van szabály, az adott fax számra vonatkozó szabály szerint jár el a workflow rendszer. Ha nincs semmi támasz, akkor az érkeztetésre küldi a dokumentumot.

WORKFLOW ÉS AZ IKTATÁS MEGVALÓSÍTÁSA

A rendszer magját a grafikusan felépített szabályrendszer képezi. A vállalat által kívánt megoldás, az igényes szervezeti hierarchia és bonyolult feladatmegosztás leképezése érdekében minden technológiai megoldást kihasznál, maga az EASY is büszke annak példaszerű komplexitására.

A rendszer szorosan integrált a korábban működő iktatási rendszerrel, annak törzsadataival és partnertörzsével. Ezen adatokat alapul véve cserél adatot a cég további 3 rendszerével.

KERESÉS INTEGRÁLÁSA

Az EASY rendszer tárolja a vállalat által korábban előállított dokumentumokat és metaadataikat is (ősfeltöltéssel kerültek a rendszer indításakor az EASY archívumába). A rendszer indítását követően természetesen minden a rendszerek által előállított dokumentum ide kerül a rendszerintegrációs kapcsolatokon keresztül.

Így valamennyi dokumentum bármelyik metaadat vagy adott esetben teljes szöveg szerint kereshetővé vált, nagy segítséget nyújtva az ügyintézéshez. Persze ennek előfeltétele, hogy olyan metaadatok legyenek nyilvántartva az egyes dokumentumokról, melyek támogatják például az ügyfél, annak portfóliója szerinti kiválogatásokat.

MS OFFICE INTEGRÁLÁSA

Az EASY rendszer egyik alapszolgáltatása az MS Office környezetben való munka közben előállított dokumentumok egy gombnyomással archívumba vagy workflowba küldési lehetősége. E célra természetesen olyan szabályok állnak rendelkezésre, melyek a szükséges metaadatok bevitelét biztosító formok kitöltését támogatják.

E-MAIL-EK ARCHIVÁLÁSA

A rendszer kiválóan kapcsolódik az Exchange szerverekhez és beépül az Outlook kliensekbe, szabályrendszer szerint archiválja a maileket. Ebben az esetben azonban még ennél is többre volt szükség: a beérkezett mailekből kellett lehetővé tenni kivenni egyes (akár több) mellékletet, body szöveget, és több mailből összerakni egy archiválandó dokumentumot, a szükséges metaadatok kitöltését is biztosítva.