EASY automatikus számlafeldolgozás

Az integrált számlalikvidációs megoldásunk előnyei

Az EASY rendszer a dokumentumkezelési és archiválási piacon minden területen komoly részesedéssel rendelkezik. Több mint 12 000 cég használja a világban, a TOP 25-ből 10-en.

 

 

Az EASY egy könnyen kezelhető, web-es kliensekkel elérhető, akár több vállalat vagy több telephely kiszolgálására ideális elektronikus munkafolyamat kezelő rendszer. Használatával hatékony „papírmentes iroda” alakítható ki, és jelentős költségcsökkentést eredményez. A rendszerbe beépíthető automatizmusok ésszerűsítik a dokumentumáramlást és biztosítják, hogy minden dokumentum a leggyorsabban eljusson a felelős vezetőkhöz vagy felhasználókhoz. A rendszer figyeli a határidőket és figyelmezteti az érintetteket. Felgyorsulnak az üzleti folyamatok és a rendszer biztosítja azon jelzéseket, és figyelmeztetéseket, melyek segítik az ügyfelek hatékony kiszolgálását, a folyamatok ellenőrzését és a versenyelőny kiaknázását. Távmunkára is alkalmas, a világ bármely pontjáról használható lehet. Igény esetén LDAP kapcsolat és digitális aláírás támogatása lehetséges. Többféle, standardizált folyamatot hoztunk már létre benne, az egyik leghatékonyabb a bejövő és kimenő számlák digitalizálása és digitális archiválása.

 

1      Az automatikus számlafeldolgozás előnyei és folyamata

A gazdaság szereplői jelenleg még mindig a papír alapú számlák fogadásával és feldolgozásával küzdenek, sőt, a magyar gyakorlat az elektronikus számlák fogadását és feldolgozását is jelentősen nehezíti. Ahol évente több ezer vagy akár tízezer számlát kell kezelni, úgy egyrészt fontos, másrészt nagyon lassú és egyben drága folyamatról beszélünk. Nagymennyiségű számla esetén a kézi feldolgozást kiváltó automatikus feldolgozást bevezetése számos pénzben és időben kifejezhető előnnyel jár.

A papír alapú feldolgozás esetében a viszonylagos lassúság mellett a legnagyobb hátrány az, hogy csak az látja és foglalkozhat a számlával, akinél éppen van. Annak pontos dokumentálása pedig, hogy egy ügyintézési folyamat során az adott papír, irat éppen hol van, meglehetősen körülményes. Az elektronikus számlakezelés esetén az említett hátrányok nem jelentkeznek. Az elektronikus iratot – jelen esetben számlát - az arra jogosult egy kattintással eléri. Sőt, egyszerre többen is elérhetik. Olyan rövid határidős feladatoknál, mint a számla jóváhagyása, könyvelése és kiegyenlítése, a gyorsaságnak a minőség mellett pénzben mért előnyei is vannak.

 

A rendszer bevezetése többféle módon térül meg:

  • jelentősen csökken a feldolgozási idő és ezáltal a munkaerő igény
  • megszűnik a számlaigazolóknak küldött számla és melléklet másolatok költsége
  • javul a feldolgozás minősége, a hibás, szerződéstől eltérő kondíciót tartalmazó számlák automatizmusokkal is kiemelhetők
  • nincs többé elkallódott számla
  • csökken vagy megszűnik a késedelmes számla jóváhagyásból és fizetésből adódó költség az elektronikus jóváhagyási folyamat eredményeképp
  • a vezetés azonnal át tudja tekinteni a határidős, és a határidőn túl álló tevékenységeket és be tud avatkozni
  • mindezt a vezetői ellenőrzést a világ bármely pontjáról el tudja végezni
  • kulcsszavas riasztással egyes árucikkek, partnerek, (esetleg szereplők) előfordulása esetén azonnal eszkalálható a megfelelő szintre

 

A számlakezelés elektronikus folyamata a digitalizálással indul. Az ügyfelek igényeitől függően állítható be, hogy a digitalizálás mennyire legyen „intelligens”, kézi adatmegadástól akár a számla fej és tételadatainak „öntanuló” módon történő automatikus kiolvasásáig terjedhet a feldolgozás automatizálása.

 

A nyers számlát egy e célra kialakítandó SAP oldali web service átveszi, és előzetesen bekönyveli a megfelelő SAP tranzakcióba (MIRO, MIR7, stb), majd elindítja egy olyan jóváhagyási folyamaton, amelyben a kijelölt számla igazolók egy pillanat alatt, és párhuzamosan megkapják a feladatot, határidőzve, mely határidő elmulasztása után a rendszer több lépcsőben és egyre „erőszakosabban” eszkalálja a határidő mulasztást. Néhány ilyen eset (és annak következményei) után általában megszűnik az indokolatlan késlekedés.

A jóváhagyási folyamat szabályait szállítótól, értéktől és más paraméterektől függően sokféle módon lehet beállítani, szükség szerint egyszerűre vagy éppen kiemelten megfigyeltre beállítani. A jóváhagyási folyamat eredményét természetesen visszaadja a rendszer az adott SAP bizonylatnak, ahol a számla könyvelő annak figyelembe vételével lezárja a könyvelési folyamatot.

Minden tevékenység karakter szinten logolható, bármikor visszakereshető, részletes audit track log áll rendelkezésre minden egyes számlához. A számlák képei és valamennyi a jóváhagyási folyamantban begyűjtött adat és további dokumentum a SAP bizonylatra felkapcsolódnak, onnan egy kattintással megjeleníthetők lesznek.

 

Ugyanez a folyamat képes azonban kezelni a

  • beérkező elektronikus számlákat
  • a kimenő számlák papír másodpéldányainak digitális archiválását
  • a kimenő számlák elektronikus számlává alakítását és kiküldését is.

 

1.1     Az automatikus számlafeldolgozás jellemzői

 

  • gyors bevezethetőség
  • folyamatosan tanuló rendszer
  • különböző szállítók számlabizonylatainak automatikus feldolgozása
  • új szállító esetében nem szükséges egyedi paraméterezés és külön ráfordítás
  • konfigurálható, hogy mely számlaadatok kerüljenek feldolgozásra
  • többoldalas számlák kezelése
  • a számla alapadatainak és akár a számla tételeknek táblázatos feldolgozása
  • jóváírások és fizetési felszólítások felismerése, feldolgozása
  • számla helyességének ellenőrzése, tartalmazza-e a kötelező adatokat
  • több különböző áfakulcs kezelése
  • automatikus adatellenőrzés, az adatok összekapcsolása a megrendelési adatokkal és akár a megrendelés már korábban leszámlázott tételeivel
  • kapcsolat a szállítótörzzsel
  • ERP – akár SAP – kapcsolat támogatása
  • idegen nyelvű bizonylatok feldolgozása

 

2      A számlafeldolgozás részletei

2.1     Adatbővítés

Ahol lehetséges, ott a digitalizáló rendszer elemzi, vizsgálja és szükség esetén kiegészíti az olvasott adatokat. Például: kiállítás dátuma korábbi mint a fizetési határidő, nettó érték + áfa egyezzen a bruttó értékkel, tételek összege egyezzen az összesennel, stb.

Amennyiben rendelkezésre állnak megrendelési információk, például a vállalatirányítási rendszerből, akkor a szoftver összehasonlítja a számla- és a rendelési adatokat. Eltérés vagy bizonytalanság esetén a számla a kézi ellenőrzésre kerül. A felhasználó az erre a célra kialakított munkaállomáson, egy képernyőn látja a hibaüzenetet, a számlaképet, a kérdéses adatot és annak felismert értékét.

2.2     Öntanulás

A felülvizsgálatot és korrektúrát követően a rendszer megjegyzi a módosítás lényegét, amit már következő hasonló esetben új szabályként alkalmaz. Azaz az automatikus kiértékelés egyre intelligensebb lesz.

A rendszer öntanuló. Új szállító eddig nem ismert elrendezésű számláját is kezeli. Ha mégis elbizonytalanodik, akkor a felhasználó javításai alapján tanul. Természetesen lehetséges, és a kezdeti néhány hetes időszakban szükséges is lehet újabb, a feldolgozást pontosító szabályok megadása. Néhány hét alatt 95% feletti eredmény várható a testre szabott elektronikus számlafeldolgozás rendszerének köszönhetően. Idegen nyelvű számlák kezelése sem jelent akadályt.

2.3     További kezelés

A felismert és ellenőrzött adatokat átadja a könyvelő rendszernek, a számlaképet archiválja, és amennyiben szükséges, akkor elindítja a számla-jóváhagyási folyamatot. A folyamat természetesen a vállalt belső szabályai szerint alakítható.

3      A mögöttes modulok

 

Az EASY Archive modulja manipulálhatatlan módon tárolja azokat a dokumentumokat és azok adatait. Az archívumba számos külső és belső eljárás (rendszerintegációs modul, szkennelés feldolgozása vagy workflow lépés) tárgyszavakra és teljes szövegű keresésre előkészítve tölti be azokat. A rendszer az arra jogosult felhasználók számára böngészőn keresztül endelkezésre bocsátja az iratokat.

 

A Capture modul segíti a különféle irattípusok intelligens, OCR, vonalkód felismeréssel támogatott feldolgozását és a megfelelő munkafolyamat lépésbe vagy archívumba történő küldését. Lehetőség van a meglévő iktatórendszerbe történő automatikus felvételre, az irat hiányzó adatainak adatbázis kapcsolatokon keresztül történő automatikus kitöltésére és más automatizmusokra. Intelligens dokumentum felismerés, automatikus adatkinyerés és más munkát könnyítő jellemzőkkel gyors és egyszerű bevezetés lehetséges.

 

A Workflow modul, (melynek szabályait grafikus felületen lehet pillanatok alatt összeállítani), karmesterként küldi a dokumentumokat a felhasználók és azok különböző csoportjai között, a benne felvett üzleti lépések végrehajtása céljából. A végrehajtás lépéseit logolja, mely log a követés mellett egyben a teljesítményfigyelés, a dokumentumok statisztikai adatszolgáltatásának alapja is. Képes mező szinten logolni minden egyes változtatást (audit trail).

 

EASY4MySAP modul teljeskörű, SAP által certifikált ArchiveLink kapcsolaton keresztül tárolja és jeleníti meg a SAP bizonylatokhoz kapcsolt dokumentumokat. Opcionálisan akár a teljes SAP adatbázis archiválására is alkalmas, ezáltal tehermentesíti az éles SAP adatbázist a régi, operatívan már nem használt, de még nem törölhető tranzakciók repozitoriba helyezésével.