BIZTONSÁGI IRATKEZELÉSI ÉS FELÜGYELETI RENDSZER

 

 

A bizalmas adatok és információk védelme minden szervezet számára alapkövetelmény. A XXI. században az adatvédelem leggyengébb pontja az EMBER lett. A bizalmas, üzleti adatok a felhasználók közvetítésével jóval könnyebben kerülnek ki, mint a számítástechnikai rendszer „feltörésével”. Napjaink üzleti környezete és közélete egyre gyakrabban kényszeríti ki a multifunkciós másoló-nyomtató-szkenner-fax eszközök által kezelt adatok védelmét, azok tartalmában való keresési, szűrési képesség meglétét, az ilyen jellegű vizsgálatok azonnali elvégzését is.

 

A jellemző problémák az alábbiak:                                          

 

  • Nem tudni, ki és mit másol, szkennel, faxol, hova küldi
  • Nem tudni, milyen belső titkokat szerzett és osztott meg valaki
  • Nem tudni, mi marad a gép merevlemezén
  • Nem tudni, ki mennyit használta az eszközöket
  • Nem tudni, ki mekkora költséget termel

 

Megoldás:

 

Teljes körű Biztonsági Iratkezelési és Felügyeleti Rendszer

TSMP Transcript Security Monitoring Package ©

 

A Technotrade, mint az irodatechnikai és informatikai piac meghatározó szereplője, a nyomtatott és elektronikus dokumentumkezelés területén jelentős áttörést ért el. A fenti problémák gyakorlati megoldására a forgalmazott TOSHIBA multifunkciós készülékek mellé egy olyan biztonsági, költség-, dokumentum- és üzemeltetés-menedzsment rendszert kínál, mely a gyakorlatban már számos területen bizonyított.

                                                                                                        

A TSMP dokumentumbiztonsági rendszer két témakörre koncentrál:

 

  1. Felhasználói azonosítás, hozzáférés és költségmenedzsment
  2. A felhasználók által kezelt dokumentumok biztonsági rögzítése, riasztás

 

A teljes rendszer használatának  mérhető előnyei:

 

-         Költségmegtakarítás: Csökken a nem munkavégzést szolgáló eszközhasználat. (Magán célú másolások, nyomtatások)

-         Tervezhető dokumentumkészítési költségek: Az eszközhasználat limitálhatósága biztosítja, hogy a felhasználó nem tud a költségkereténél többet költeni, illetve csak azokat a funkciókat használhatja, amik engedélyezve vannak számára.

-         Bizalmas dokumentumkezelés: A felhasználót „követő” nyomtatás, hitelesített azonosítás és az eszközhasználat naplózása a bizalmas dokumentumkezelés megvalósításában elengedhetetlen funkciók.

-         Beazonosítható tevékenység: Nem csak a kezelt (nyomtatott, másolt …) oldalak száma kerül rögzítésre, hanem a dokumentumok tartalma (oldalképe és visszafejtett szövege) is. Így egy bizalmasan kezelt, de „kiszivárgott” információról azonnal tudható: ki, mikor, hol másolta, nyomtatta, szkennelte, faxolta.

-         Adatszivárgás felderítése: kulcsszavas riasztás jelleggel vagy utólag elemezve az adatszivárgás azonosítható

 

A rendszer által felügyelt tevékenységek:

 

Nyomtatás, Másolás, Szkennelés, Faxolás, Levelezés (opcionálisan állományok felügyelete, hanganyag kezelés, levelezés audit log)

 

A rendszer biztonságának érdekében speciális átalakításon átesett bevizsgált homogén eszközpark azonos műszaki színvonalat és használatot biztosít a felhasználók számára. A személyi azonosításhoz kötött tevékenység elvégzésével párhuzamosan a rendszer automatikusan készít egy biztonsági másolatot elektronikus formátumban (pl. PDF) és azt a felhasználó adataival kiegészítve elmenti egy háttértárolóra.

 

Ezt követően lehetővé válik majd a szövegtartalom alapján történő – akár full textes – szűrés, keresés. Ezáltal megoldható az adatvédelem legkritikusabb részének figyelemmel kísérése is, hiszen a háttérmásolatoknak köszönhetően most már az is pontosan visszakereshető hogy ki, mikor és milyen papír alapú dokumentummal dolgozott, s az mit tartalmazott. A rendszer biztonsági szempontból gyakorlatilag megkerülhetetlen, s már önmagában ez a tudat is komoly visszatartó erőt jelent. Szótár alapján riasztás küldhető az erre kijelölt személyeknek.

 

Rendszerintegrációs lehetőségek:

 

A TSMP rendszer funkcionalitásai kiterjeszthetőek a levelezőrendszerekre, a teljes irat és dokumentumkezelési folyamatra, és a vállalatirányítási rendszerekben (pl: SAP) keletkező dokumentumok védelmére is.

A rendszerintegrációs lehetőségekről a http://www.technotrade.hu/dokumentumkezeles/images/stories/easy_2016_04_06.pdf linken tájékozódhat.

 

A rendszer certifikált részei:

 

TSMP © jogilag védett, amerikai eredetű szoftver megoldás, amely integrálva van a KPMG által auditált manipulálhatatlan digitális archívummal, és melybe beleépül a 24/2006 rendelet szerint certifikált, a magyar iratkezelési előírásoknak megfelelő iktatási workflow.

 

A TSMP megoldásról, az alkalmazott tárolásról és visszakeresésről bővebb információ a www.technotrade.hu/dokumentumkezeles  oldalon található.

 

A rendszer működésének rövid leírása:

 

A multifunkcionális gépek kezelőfelülete, szoftvere és szükséges elemei olyan módosításon esnek át, melynek eredményeként a felhasználók nem tudják kikerülni azt, hogy tevékenységüket a rendszer teljes mértékben és tartalmi tekintetben is kövesse. Ez a különbség a szokásos költségkövető rendszerekkel szemben, amelyek a tartalom kezelésére nem alkalmasak.

 

Ez a tevékenység nem a MFP készülékeken zajlik, nem azok munkáját lassítja, hanem a szerver erőforrásait használja.

 

A felhasználó tevékenységére vonatkozó metaadatok (melyik gépen, mikor, milyen címzettel megosztva, stb.) és az állományok egymástól nem elválaszthatóak, azokat a rendszer automatikusan menti, tehát nem csak a felhasználó kapja meg a munkája eredményét, hanem a központi digitális archívum is. Ezt a felhasználó sem kikapcsolni, sem megkerülni sem módosítani nem tudja.

 

Az adatokat a digitális archívum „kőbe vésve”, módosíthatatlanul őrzi, azok nem érhetők el a file rendszerből sem. Az alkalmazott jogosultsági rendszer lehetővé teszi, hogy egy felhasználó a saját munkáinak eredményét lássa, abban kereshessen, de ne is legyen tudomása más felhasználók azonos vagy hasonló munkáinak létezéséről sem. A rendszer egésze egy olyan átfogó workflow jogosultságkezelő dokumentumkezelő megoldáson alapul, amely bármely dokumentumkezelési feladatra, ideértve az iratkezelés speciális formáit is, alkalmas.

Opcionálisan lehetőség van file rendszerbeli állományok felügyelete (törlés előtti állapot archiválása), hang anyag kezelése, CRM rendszerhez való integrálással, elektronikus levelezés audit log kezelésre.