MÁV Cargo

 

Iratkezelés és digitalizálás

 

A modell alapvető logisztikai működése az iratkezelésben:

  • Minden irat központilag kerül bontásra és érkeztetésre
  • Papír alapon történik a továbbítás, az EASY rendszer csak adminisztrálja a papír alapú dokumentumáramlást az általános iratkezelés során.
  • Az iratokat a rendszerben egyedi vonalkódos azonosítóval kell ellátni, ami egy index mezője az iratnak (bejövő iratnál az érkeztető, kimenő iratnál az iktató helyezi rá)
  • Az érkeztetők az iratokat azonosítják és a kiválasztott iktatóhelyre címzik, majd fizikailag gondoskodnak az eljuttatásról és az eljuttatás adminisztrációjáról (aláírások átadó ill postakönyvekben)
  • Minden egyes irat regisztrálásra kerül, központi iktatószámmal
  • Az iktatóhelyek a szükséges adatokkal kiegészítik az irat adatait és iktatott státuszig viszik (digitalizálás esetén az érkeztetés-iktatás funkciók jelentős része összevonható)
  • Az iratok követése (milyen további személynél járt és milyen célból) a kezelési feljegyzések utólagos felvitelén keresztül. Ezeket az információkat egyelőre a papír iraton (vagy az ügyiratköpenyen) lehet még feltüntetni,
  • Az iratok mozgatása, kiadása az iktatóhelyről lokális iktató/átadó könyvekkel kerül adminisztrálásra
  • Az irattípusok alapvetően nem kerülnek megkülönböztetésre, mert nem lesz eltérő kezelési módjuk (kivéve a szerződések, kölcsönzés és még egy-két technikailag szükséges irattípust)
  • Az iratokat a digitális képük nem kötelezően követi. Amennyiben irattározásra kerülnek később, a digitális képük, mivel az egyedi azonosító segítségével megtaláljuk az iktatott bejegyzést, könnyen hozzá kapcsolhatóvá válik
  • Egyes irattípusok (szerződés) speciális nyilvántartott adatokkal rendelkeznek
  • Az irattározás szekvenciálisan, selejtezési év figyelembe vételével helyezheti az iratokat tárolási egységekbe (doboz)

 

Szerződésnyilvántartás

  • Szerződésfajtánként eltérő automatizált jóváhagyási folyamat, felhasználói kijelölés alapján lefutó előzetes szakmai döntéshozási lépésekkel
  • Szerződés szöveg verziók támogatása az EASY beépített lehetőségeivel
  • Jóváhagyási történet audit nyilvántartása
  • Egy irattípus sajátos index mezőkkel történő iktatásának támogatása, lekérdezési lehetőségekkel
  • Digitális kép rögzítése a visszaérkezett aláírt szerződésről (a Capture digitalizáló modul használatával)

 

Káresemény kezelés

 

A rendszer a területen történt káresemények tényálladékolását, szakmai kivizsgálását, a kivizsgálás eredményének szakmai jóváhagyását, szükség esetén a felelősség megállapításra szolgáló előzetes jogi kivizsgálási folyamatot kezeli számos csatolandó sablon dokumentum kitöltését támogatja. Ezt követően összekapcsolható a normál iratkezelés keretében beérkezett esetleges ügyfélpanasszal, annak lebonyolításával és a szükséges jogi, biztosítási, pénzügyi elszámolási adatok kezelésével.

 

 

Fax integráció

 

A Faxination fax szerver került bevezetésre, mélyen integrálva az EASY rendszerrel. Az EASY rendszer folyamatosan figyeli a fax szerverre beérkező küldeményeket, azokat átveszi és szortírozza a szabályok szerint felismerhető címzettek felé. Ha nem állapítható meg a címzett, akkor az alapértelmezett iratkezelő egység felé küldi el.

A kimenő faxolás is megoldott,. Egy új fax iratot készít a felhasználó, amihez csatolja a küldeni szándékozott elektronikus dokumentumot. A partnert kiválasztva meghatározhatja, hogy annak melyik tárolt fax számára kívánja

×

Ez a weboldal sok más oldalhoz hasonlóan HTTP-sütiket használ a jobb működés érdekében. Amennyiben nem fogad el minden sütit, az oldal egyes pontjai nem biztos, hogy megfelelően működnek. A sütikről bővebben olvashat az Adatkezelési tájékoztatóban.

×

 

TÁJÉKOZTATÁS!

Kiegészítés 2020.11.10-től a járvány miatt


A korona vírus járvány (Covid-19) hatására hozott Technotrade
intézkedések, a szolgáltatási szerződésekben vállalt szolgáltatási
szintek fenntarthatóságának biztosítására.


Mint közismert, 2020.03.11-én az ország teljes területére kihirdették a
vészhelyzetet (40/2020. (III. 11.) Kormányrendelet).


Az ennek kapcsán eddig ismertté vált hazai változások, valamint az EU
egyéb országaiban óráról-órára történő szigorítások online követése
mellett nekünk is alkalmazkodni kell a mindenkori aktuális helyzethez
szolgáltatásunk (ezen belül elsősorban a közszolgáltatási feladatok)
fenntarthatósága érdekében.


Ennek keretében :


- 2020.03.16 hétfőtől Öv utcai telephelyünkön ügyfeleink személyes
fogadása megszűnik, notebook szervizünk csak postai úton tud javításra
gépet fogadni illetve vissza küldeni. Ezzel párhuzamosan notebook
szervizünk egy belső ügyeleti rendszerre áll át, csökkentett létszám
mellett.


- A Toshiba irodagép szerviz kiszálló szakemberei tevékenységüket
ugyancsak 2020.03.16-tól közszolgáltatási feladatellátásunk kockázatának
csökkentése érdekében otthonról látják el, a Technotrade telephelyének
érintése nélkül, közvetlenül szállnak ki a helyszínre. A feladatok közül
előre soroljuk a közszolgáltatást végző szervezetek számára
elvégzendőket. A helyszíneken kerülik a személyes érintkezést, kérjük,
hogy úgy készítsék elő fogadásukat, hogy a személyes védőtávolságok (2
méter) betartása biztosított legyen. Munkájuk végeztével a
multifunkcionális eszköz kezelői felületét fertőtlenítő kendővel
áttörlik, a higiéniai előírásoknak megfelelően. Annak érdekében, hogy
minimalizálják a lehetséges kapcsolatokat, ezt követően vagy a bevetési
és irányítási rendszer által megadott következő címre hajtanak, vagy
kötelesek haza menni. Alkatrész és kellék raktárunk a kollégák részére
zárt területté válik. Raktári alkatrész és festék igény esetén a kívánt
anyagot a műszerész telefonon köteles bejelenteni és telephelyünk
udvarán, személyi kontakt nélkül, zárt csomagban kapja meg.
Szolgáltatásainkkal, eljárásainkkal kapcsolatos kérdések céljára további
telefonos ügyeleti számot biztosítunk:   +36 209 537 075.


- Továbbá 2020.03.18-tól ügyfeleink részére a gép kiszállítást -kritikus
eseteket leszámítva- szüneteltetjük. Addig a már megkezdett
kiszállításokat elvégezzük, de újabb igényeket nem fogadunk be.
Áruszállítási kapacitásainkat 2020.03.18-tól a várható nemzetközi
kamionstop, árufuvarozó cégeknél bekövetkező humánerőforrás kapacitás
csökkenés illetve a nemzetközi utak 3,5 tonna feletti gépjárművekre
vonatkozó esetleges útzárának kivédése érdekében elsősorban Toshiba
árubeszállítási feladatokra foglaljuk le, hogy mint kisteherautók, a
nemzetközi szállítmányozásokat közvetlenül láthassák el.


Fenti hírlevelünket honlapunkra kitesszük és azt a körülmények változása
esetén frissítjük. Megértésüket köszönjük


Stavinovszky Csaba

ügyvezető

Technotrade cégcsoport